Perbandingan Software ERP dengan Fokus Terhadap Human Resource Management System

Pendahuluan
Saat ini ada banyak software ERP yang beredar di pasaran seperti SAP, PeopleSoft, Oracle ERP, JDE, dimana software-software tersebut adalah software komersial. Sedangkan untuk software ERP Opensource saat ini ada Compiere ERP&CRM, Adempiere (turunan Compiere), OpenBravo (turunan Compiere), Tiny ERP, OpenTaps, Web ERP, dll. Sebagian besar software tersebut menyediakan aplikasi Human Capital Management (HCM) yang menurut definisi PeopleSoft [4], HCM didefinisikan sebagai kombinasi dari aplikasi transaksional, strategis, dan kolaborasi dari aplikasi Human Resource yang didesain untuk membantu organisasi mengatur manajemen pegawainya.

Salah satu perusahaan yang sudah menikmati manfaat strategis dari keberhasilan implementasi HCM adalah WellPoint Inc. [3], salah satu perusahaan asuransi kesehatan terbesar di AS. Bagi departemen SDM perusahaan yang memiliki karyawan sekitar 38.000 orang dan pendapatan 37 miliar dolar AS itu, HCM sudah menjadi andalan sejak tahun 1998. Menurut Chuck Moore, vice president of human resources information systems, WellPoint Inc, sebelum diterapkannya HCM, perusahaannya menderita kerugian 60 juta dolar per tahun akibat tingginya tingkat turnover karyawan. “Employee churn memang menjadi masalah bagi kami ketika itu,” tuturnya.
Akhirnya, WellPoint memutuskan untuk menerapkan peranti lunak HCM buatan PeopleSoft. Namun, secara bersamaan, pihak perusahaan juga melakukan pendekatan ke karyawan untuk mengidentifikasi apa saja permasalahannya, misalnya berbicara dengan kalangan manajer yang membutuhkan pelatihan tambahan, atau memastikan bahwa perusahaan tidak kehilangan ketrampilan yang dibutuhkan bersamaan dengan berpindahnya sejumlah karyawan. Data itu kemudian dimasukkan ke dalam repository dan dianalisis. Berdasarkan informasi yang dihasilkan sistem itulah perusahaan mengambil langkah-langkah yang diperlukan.
Selain menambah pelatihan, WellPoint juga menerapkan bonus bagi para manajernya berdasarkan pengurangan turnover. Perusahaan juga mengadakan survei di kalangan karyawannya, mulai dari masalah kepuasan kerja sampai pada persepsi mereka mengenai HR. Informasi dari survei itu dimanfaatkan para eksekutif sebagai dasar perubahan-perubahan prosedural yang berlaku di perusahaan.
Sebagai contoh, salah satu hasil survei mengungkapkan bahwa karyawan merasa memiliki peluang peningkatan karir yang terbatas, karena adanya aturan yang mengharuskan mereka mendapatkan persetujuan dari manajernya untuk mengajukan permohonan pindah tugas di dalam lingkungan perusahaan. Setelah peraturan diubah, promosi di kalangan internal meningkat sekitar 15 persen, dan dalam tiga tahun, tingkat churn karyawan berkurang setengahnya, aku Moore .
Sejalan dengan pertambahan karyawan (dari 7,000 orang di tahun 1997 hingga 38,000 orang di tahun 2004), WellPoint pun menambah sejumlah modul ke sistem HCM, antara lain sistem pengaturan benefit secara self-service , portal karyawan dan peranti lunak succession planning. WellPoint memang membutuhkan waktu cukup lama untuk memetik keberhasilan dari penggelaran solusi HCM-nya. Penyesuaian maupun integrasi solusi cukup banyak dilakukan. Sebagai contoh, untuk modul succession planning , WellPoint harus mencari dari vendor lain, karena PeopleSoft sendiri tidak menyediakan solusi tersebut.
Permasalahan seperti itu, agaknya juga bakal dijumpai perusahaan-perusahaan lain yang ingin menerapkan solusi HCM end-to-end . Seperti dikatakan Symons dari Forrester, saat ini boleh dikatakan belum ada satu vendor pun yang bisa menyediakan HCM end-to-end. “Perusahaan-perusahaan penyedia ERP sendiri sebenarnya secara tradisional adalah penyedia sistem HRMS, dan juga sudah menambahkan modul-modul HCM ke dalam sistemnya. Namun, modul-modul itu tidak sematang seperti yang disediakan pemain lain (spesialis HCM),” imbuhnya.

Perbandingan Software ERP
Berikut ini deskripsi perbandingan beberapa software ERP menurut Jacobs [2].

Gambar di bawah ini menunjukkan hasil penelitian Gartner [1]. Garis mendatar menunjukkan kekuatan visi, semakin ke kanan visi perusahaan semakin kuat dan jelas, sedang garis tegak menunjukkan kemampuan mengeksekusi, semakin ke atas kemampuan eksekusi semakin tinggi dan semakin ke bawah semakin rendah. Menurut gambar ini ada empat kategori perusahaan berdasarkan kekuatan visi dan kemampuan mengeksekusi, yaitu: leaders, visionaries, challengers, dan niche players. Leaders adalah posisi terbaik dengan kekuatan visi tinggi dan kemampuan eksekusi juga tinggi. Perusahaan dengan kategori ini, menurut Gartner [1] adalah: PeopleSoft, SAP, dan Oracle. Visionaries adalah perusahaan dengan kekuatan visi tinggi tetapi kemampuan eksekusi rendah. Contoh perusahaan visionaries adalah Meta4. Challengers adalah perusahaan dengan kemampuan eksekusi tinggi tetapi visi lemah, contohnya: Lawson. Sedang niche players adalah perusahaan dengan visi dan kekuatan eksekusi sama-sama rendah, contohnya: Ultimate Software, J.D.Edwards dan Cyborg. 

Profil Human Resource pada Software PeopleSoft
Perusahaan software PeopleSoft didirikan oleh Dave Duffield dan Ken Morris pada tahun 1987. Perusahaan ini menawarkan Human Resource Management System (HRMS) yang inovatif pada tahun 1988. Dengan penambahan PeopleSoft, semua perusahaan software ERP utama kini semakin kokoh [3]. Tahun 1999 dominasi IBM pada tahun 1980an telah menurun ketika JD Edwards, Oracle, PeopleSoft, Baan dan SAP semakin mengendalikan pasar software ERP. Data statistik industri dari tahun 1999 [3]: menunjukkan bahwa software PeopleSoft digunakan oleh lebih dari 50% pada pasar human resources. Dan berikut ini adalah profil human resource pada software People Soft.

  

 

 

Manfaat strategis solusi HCM mungkin belum sepenuhnya bisa terwujud, karena peranti lunak HCM sendiri masih terus dalam proses pematangan. Perusahaan-perusahaan yang akan maupun sudah menerapkan solusi HCM sementara harus cukup puas hanya dengan cost saving . Para CIO juga harus berpikir dua kali untuk melakukan investasi yang jumlahnya mungkin cukup signifikan, baik dari segi biaya maupun waktu. Tapi, kalau saving yang bakal dihasilkannya cukup signifikan, ya kenapa tidak?

Referensi
[1] Elzinga G. Kenneth, ”Gartner Research: Large-Enterprise HRMS Magic Quadrant”, Elzinga Suplemental Report, Exhibit S-2, 2004.
[2] Jacobs F. Robert,”An Introduction of SAP R/3”, Kelley School of usiness, December 4, 1998.
[3] Tarigan Z.J. HusaDA, “Pengaruh Key User Terhadap Kinerja Perusahaan Pada Implementasi Teknologi Enterprise Resource Planning”, Program Doktoral Universitas Brawijaya Malang.
[4] California Maritime Academy Glossary of Term, Http://www.csum.edu/IT/glossary.doc
[5] Guhin J., “PeopleSoft HCM Security Project”, Version 1.1, 2005