Manajemen Proyek TI (ke-2)

(Keterangan: Catatan dibuat sambil mendengarkan Dosen menerangkan materi, belum diedit)

Catatan Pertemuan Kedua 02 Februari 2010
Apa itu project? a temporary endevour undertaken to create a unique product, service or result.
Project dicreate ketika ada anggaran, itu menyalahi definisi project, krn project muncul dr adanya masalah dan bisa jadi biaya kurang, dan akhirnya susun prioritas
- Project Chracteristic
* progressive elaboration, developing in step

- Project vs operational work
*operational :
--ongoing dan repetitive, unlimited time, bisa dihentikan, bisa diimprove
--purpose:attain its ojective and then terminate

*project :
--temporary and unique
--purpose: sustain the business

@project bisa insourcing, tdk melulu outsourcing
@tdk selalu ada budget khusus
@event yg dilakukan org2 intenal, maka semua hrs diinventaris meski sangat simpel: kapan, apanya, oleh siapa, atas persetujuan siapa

How about outsourcing?
- outsourcing scheme can be used in : project,also in operation

Masalah kebersihan misalnya bisa dioutsource-kan, konsep sewa/leasing
Masalah sekuriti:tdk hy virus, hacker, tp data-data perusahaan jg hrs diamankan dr pihak yg tdk berkepentingan

Insource:stu kegiatan yg scr penuh mgnnkn resource internal
Ada gabungan antara insource dan outsource : gabungan keduanya.
Bank Central China: kalo ada pekerjaan yg melibatkan tenaga outsource, maka apa ada pekerjaan yg terkait dgn sekuriti tdk akan pernah diserahkan ke pihak luar

Offsource/offshore?: outsource yg diserahkan ke pihak asing, biasanya utk product global. India bhs inggrisnya bagus

Project management ?
- application of knowledge, skills, tools and techniques
-project manager: orangnya

Managing Project?
-Identify requirement : akan susun aktivitas utk memenuhi ini
-Establishing clear and achievable objectives: tujua jelas dan mungkin dpt dicapai
-Balancing the competing demands for quality, scope, time and cost : semua hrs balance antar keempatnya
-Adapting the specifications, plans, and approach to the different concern and expectations of the various stakeholders

Project Quality?
On time, On Budget, On Spec
atau
Schedule, Cost, Performance

Project management Knowledge Area?
-ada 6

Needed knowledge and skill: ada 5
-pengetahuan ttg proj management body
-application area knowledge, standart, regulation
-understand the project environment
-General management, knowledge and skills
-interpersonal skills

PM Body of Knowledge--> halaman 25

Standart and regulation
-a standard
-a regulation

Project environment :
-cultural and social environment
-international and political environment
-Phisycal environment

General management Skill
-

Interpersonal Skill: bgmn berhubungan dgn orang lain scr efektif
-rapat hrs ditarget, 1 jam hrs selesai dgn persiapan strategi dan ruang lingkup, arahkan solusi-solusi yg ada
#efektif communication
#influencing the organization
#leadership
#motivation
#negotiation and conflict management
#problem solving

Portfolio dan Portfolio management : colection of project dlm 1 lembar utk pimpinan

PMO:project Management office : unit org khusus yg memanage seluruh project di bagian overview saja, detil project ada di Project manager
-berupa program

PMO Rule?
peranan?
-hrs memenage seluruhnya
-mengetahui status seluruhnya
-hrs mnyediakan tatanan/aturan main baku seluruh project
-project manager tinggal mengeksekusi aturan main yg ada

Different PMO dan project manager?
PMO dilevel monitoring seluruh project
Project Manager di level project itu sendiri

Di Pemerintah blm ada PMO scr general, keppres itu ttg administrasi pengadaan,sedang ada buku biru Pu itu khusus utk project sipil

No best lifecycle!
What are defined in Project Life Cycle?
-What technic work
-When the deliverables
-Who is involved in
-How to control

Charakteristic utama dlm PLC :
- fase scr general adl sekuensial
- cost and staffing level low in start, peak during intermeadiate, and drop at the end

Cost and Staffing LEvels?
Stakeholders Influence Capability :
-Semakin waktu kita tdk bisa mempengaruhi keterlibatan stakeholder maka cost akan semakin meningkat

Tipical PRoject Lifecycle Sequence :halamam 35
-Idea: dibakukan, diapprove
-Project charter: berbekal ini PMO baru akan membuat Project management Team, yg memiliki kriteria, aturan scr objective
-Project management Team : Initial, Intemediate, Final

Relationship between the Product and PRoject Life Cycle
- Ide bisa sesuatu yg baru atau sesuatu perubahan yg lebih baik

Relationship between Stakeholder and the Project?

Key Stakeholder?siapa saja yg berpotensi mjd stakeholder: semua pihak baik internal atau eksterna yg berkepentingan dgn project kita

Organizational Structural and Projects:--halaman 40

Functional Organization:
-CEO
-Functional manager(project coordination)
-Staff

Projectized Organization: sdh ada project manager-project manager dgn staff masing2 utk setiap project

Weak matrix Organization:
-CEO
-Functional manager
-Staff(project coordination)

Strong Matrix Organization:
- Project coordination ada di level staff, tetapi ada Manager of project manager (PMO) yg selevel dgn Functional manager

Composite Organization:
-Ada beberapa staff yg terlibat dlm project A dan project B

Menaksir Waktu Project dgn breakdown, misal buat internet banking:
-ada user interface
-ada proses bisnis
-ada urusan database

Pak sebenarnya saya masih ada satu pertanyaaan,
dari kuliah bapak tadi saya mjd berkeyakinan bahwa di pemerintahan mutlak diperlukan PMO krn pekerjaan sehari-hari di pemerintahan adalah mencipta dan mengelola project-project. Manajemen Project harus dibuat sebaik mungkin krn akan mengurangi kebocoran atau kegagalan dlm suatu project. Sesuai dgn kriteria suatu project success adl hrs memenuhi 3 hal : On Time, On Budget, dan On Spec. Menurut saya On Time dan On Budget di lingkungan pemerintahan adalah satu hal yg memang sering bisa dipenuhi, krn tuntutan utk bisa mencairkan dana maka hrs On Time dan On Budget. Yang menurut saya hrs diperhatikan adl On Spec, krn sering krn tuntutan On Time maka On Spec-nya bisa ditinggalkan dan ini sering tejadi, shg hasil suatu project sering tdk maksimal.
Bapak saya ingin mengaitkan dgn mata kuliah sumberdaya manusia Ti, dlm kuliah pertama kami mendptkan satu kata bijak dari jenderal China Sunzhu kalo tdk salah dia mengatakan : man behind the gun, bahwa ada 3 hal yg terlibat : man, machine dan mind. Manajemen Project yang bapak ajarkan kalo sy ibaratkan adl machine atau the gun. Sebaik apapun manajemen projectnya tetapi kalo manusianya berpikiran salah maka hasilnya juga akan GAGAL yg akan diperoleh. Seperti kita ketahui bahwa di pemerintahan kita masih ada masalah mendasar yaitu semua masih berpikir project oriented, bahwa kalo ada anggaran lebih itu masih disebut satu kegagalan, Dewan sbg penilai akan mengurangi anggaran kita di tahun depan bila kita tdk mampu menghabiskan atau tdk bisa membuat rencana sesuai dgn anggaran, bahkan misalnya anggaran lebih itu terjadi krn proses efisiensi, hal ini masih dikatakan tidak bisa menyusun anggaran. dan akibatnya kita bisa dikurangi anggaran kita di tahun depan, bahkan kita bisa dicopot dari jabatan krn hal ini.Jadi manajemen project harus dibuat dgn paling optimal, kemudian sdm atau orang yang menjalankannya juga harus memiliki moral dan pikiran yg profesional.Yg menjadi pertanyaan saya: apakah ada satu manajemen project yg bisa memastikan bahwa hasil project akan tercapi dng maksimal dikaitkan dgn permasalahan dipemerintahan kita?

Terima kasih.